Commencer tout de suite!

«Archivage légal. Séparez les deux mots, ils sont aussi galvaudés l’un que l’autre, estime Bernard Hermant, directeur agréé, Luxembourg e-Archiving. Le marché a besoin de confiance. C’est pourquoi, après être devenu PSF et en attendant de devenir PSDC, nous avons misé sur la certification ISO/IEC 27001. Cela nous a permis de remporter notre premier contrat en France!»

Attendre la loi? Mais pourquoi? «Ce ne serait qu’un prétexte pour justifier l’inactivité, estime Philippe Pierre, Associé, Advisory, PwC Luxembourg. Voyez plus loin que le cadre légal: envisagez la façon de créer de la valeur, l’archivage électronique est le dernier maillon de la chaîne de dématérialisation.»

Le projet de loi a pris du retard, c’est évident. On peut le regretter. Mais est-ce une raison pour ne pas avancer, s’accordent à reconnaître nombre de professionnels du secteur. «Rien ne vous empêche de vous préparer, d’organiser l’introduction de l’archivage électronique dans votre entreprises, conseille Vincent Kolaczynski
Responsable Solutions & Scanning, CK. L’importance de ce travail en amont est souvent négligée, or l’archivage est d’abord une question de bonne gouvernance!»

Reste l’attente. «On la sent, constate Guy Henriet, Director Finance & Administration, Numen. Elle est d’autant plus palpable que l’intérêt est là; il suffit de voir la multiplication des séminaires sur le thème de l’archivage électronique!»

De fait. Parce qu’important, le futur cadre légal est naturellement attendu. Jusqu’ici, selon l’article 1333 du Code Civil, la présentation d’un titre original -sur papier donc- peut toujours être exigé. Demain, avec la nouvelle loi, le papier ne sera plus la seule valeur probante. «Le doute sera définitivement levé, renchérit Philippe Pierre. Et c’est tant mieux. En même temps, nous disposerons d’un renversement de la charge de la preuve. Mais la loi n’imposera rien au-delà. Tout le reste concerne des principes qui existent déjà...»

Pour Numen, quel que soit le détail de cet arsenal législatif, les travaux à réaliser pour l’évaluation, la mise en œuvre et l’exécution d’un projet de numérisation sont connus tandis que la situation cible est aussi globalement identifiée. Et Guy Henriet d’ajouter: «Tout projet débutant par un état des lieux et la définition d’objectifs, attendre le texte ne ferait qu’ajouter au délai pour parvenir à la situation cible.»

La loi risque-t-elle d’imposer des éléments qui peuvent rendre obsolètes des données déjà numérisées? S’il est, bien sûr, impossible de proposer dès à présent des services conformes au futur règlement grand-ducal, les bonnes pratiques sont déjà édictées dans un certain nombre de normes (NF Z42-013, Moreq2, OAIS…) et respectées par les sociétés spécialisées. Même constat à propos des contrôles de qualité selon un processus audité (ISO 9001 version 2008), l’utilisation d’un format pérenne, documenté et ouvert (PDF/A, PNG, JPEG2000) ou la mise en place de mécanismes de vérification d’intégrité et de traçabilité...

«Plutôt que considérer la loi, observons le marché, propose Jean Racine, Lab Group. En quelques mois, le contexte a sensiblement changé. Hier, l’archivage était un centre de coût; aujourd’hui, dans la conjoncture actuelle, c’est un centre d’optimisation, donc de réduction des coûts. Ce changement de paradigme me paraît plus conséquent!»

A cette réflexion, on rétorquera que la promulgation de la loi est d’autant plus urgente. D’un autre côté, l’urgence n’est pas bonne conseillère, rappelle Guy Henriet. «Avec cette loi, le Luxembourg sera un précurseur. Les autorités sont parties d’une feuille blanche, sans modèle pour s’en inspirer. Il faut donc du temps. Voyez l’émergence des normes ISO. Combien de mois, voire d’années, faut-il pour édifier une nouvelle norme? Mieux vaut une bonne loi, bien pensée, qui ouvre le champ à de réelles perspectives. Le danger serait de figer la loi, de sous-évaluer le potentiel de l’archivage... Que l’on fasse bien les choses!»

Pour les professionnels, il faut distinguer la loi en elle-même et le référentiel relatif au statut de PSDC, qui va donner un coup de «boost». Ce qui aura un impact sur le choix des partenaires, sachant que tous ne le seront pas. Un impact sur les investissements, sur les normes et certifications, comme ISO 27001... Aujourd’hui, on s’interroge sur le coût de cette accréditation, sur les délais pour l’obtenir?

«La loi est une chose, le futur statut de PSDC (Prestataires de Service de Dématérialisation et de Conservation des documents) en est une autre, note Renaud Oury, Vice President, Shared Services, CETREL. Nous pourrons adapter nos services en fonction du nouveau statut. En fonction des détails de l’accréditation, nous aurons alors à voir s’il est opportun de nous positionner comme PSDC pour tous les secteurs d’activité que nous couvrons déjà via nos services d’archivage business, ou d’offrir à nos clients deux solutions distinctes: une solution PSDC et une solution d’archivage Business. Cette dernière approche nous permettant d’offrir la meilleure solution au meilleure prix à nos clients.»

«Vous êtes impatient? Commencez tout de suite! Initiez votre schéma de classification. Ce travail en amont est souvent négligé alors que c’est sur sa qualité que va reposer votre projet d’archivage», conseille Cyril Pierre-Beausse, président de FedISA Luxembourg. Le schéma de classification est l'outil essentiel pour rendre possible la constitution de dossiers physiques, électroniques ou encore composés de plusieurs supports différents. Sans schéma de classification accompagné d'une solution technologique adaptée de gestion électronique des documents, c'est l'anarchie dans l'accès à l'ensemble de l'information.

«Classifier peut prendre des mois, classifier peut relever de l’archéologie juridique! Ce travail en amont n’a pas été réalisé lors de l’introduction de l’informatique dans les organisations... parce qu’il y avait toujours le papier. Mais aujourd’hui, c’est différent. L’objectif est de se défaire du papier. Le passage au numérique était une péripétie à côté de la dématérialisation. Cette fois, c’est irréversible!»


A. de F.