Exemple typique, le dossier client. Dès sa constitution, il va répertorier plusieurs dizaines de documents: contrats, conditions, photocopie de pièce d’identité… Bref, du papier. Plusieurs pages, qui seront plus que vraisemblablement dupliquées. L’impact sur la consommation de papier est donc important.

D’emblée, on imagine les économies potentielles. Mais, pour les spécialistes, il s’agit de voir plus loin. Et d’inscrire la dématérialisation dans une démarche résolument globale d’optimisation des processus organisationnels. Comme le démontrent notamment Fujitsu, Getronics et Sogeti, la dématérialisation est un élément central du travail collaboratif. Concrètement, une fois les documents dématérialisés, ils sont plus facilement partageables. Leur mise en ligne sur des plates-formes Web sécurisées leur permet de décloisonner l’accès à l’information pour l’ensemble des collaborateurs qui peuvent travailler de concert sur les documents. On en revient à l’exemple du dossier client répertoriant de nombreuses pièces qui concernent différents services.

Plus besoin d’imprimer un dossier lors de la visite ou des demandes des clients. En effet, on peut accéder en ligne à toutes les informations tout en visualisant les documents originaux affichés à l’écran. De même, il sera possible de définir des procédures de traitement électroniques refusant les droits d'impression des documents présentés. Aussi, pour être générateurs de succès, les outils à déployer devront nécessairement être définis le plus en amont possible. Et les solutions portées comme des projets de bonne gouvernance.

Pour l’ensemble des éditeurs et intégrateurs, a dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès. Il s’agit donc d’inclure, quelle que soit la taille de l’entreprise, les aspects liés au travail collaboratif, aux accès à travers la signature électronique et tenir compte d’un ensemble de variables telles que l’organisation du travail et les contraintes réglementaires.

Une fois ces éléments pris en compte et définis, la dématérialisation offre des bénéfices immédiats et permet aux entreprises de décharger leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources pour les réaffecter à des tâches à valeur ajoutée.

Il est également important d’évoquer les notions liées au stockage et à l’archivage. A ce niveau, la dématérialisation offre des avantages pratiques et économiques incontestés -ne serait-ce qu’en termes de surfaces dédiées. Stocker en ligne est plus facile, plus rapide. Et moins cher. De plus, sous certaines règles, le document électronique a valeur probante.

La dématérialisation est donc un véritable gisement de productivité pour les entreprises. Associant technologies, réponses aux attentes opérationnelles spécifiques des entreprises et respect de normes réglementaires, elle est de plus en plus largement adoptée. Demain, fort du développement croissant du travail collaboratif et de la multiplication des échanges, elle devrait s’imposer comme un standard durable.

Aussi se contenter d’associer la dématérialisation à sa composante «green» -qui, selon ITESOFT, n’est d’ailleurs pas un argument retenu par les entreprises- est réducteur. La dématérialisation va bien au-delà de la recherche d'économies. Les bénéfices s'inscrivent notamment dans la réduction des déplacements personnels, dans le choix des supports de données, dans le partage de l'information ou encore dans l'accès à la connaissance. Autant d'éléments et de paramètres qui s'inscrivent dans un vrai projet de développement durable qui s'appuie sur les différentes ressources de l'entreprise.

Selon une étude récente, certaines entreprises se sont attachées dès 2008 à automatiser la phase amont de la dématérialisation des courriers et documents entrants au format papier par des solutions de scanning ou de numérisation. D'ici quelques années, l'automatisation des autres étapes de la chaîne de dématérialisation devrait monter en puissance: activation de workflows pour la validation, le contrôle, l'identification des gestionnaires de documents, extraction automatique de données pour les intégrer au système d'information et aux applications de l'entreprise. Markess International a sondé le marché (entreprises et organisations qui, en 2009, dématérialisent leurs courriers et documents entrants ou qui s’apprêtent à le faire en 2010) pour évaluer tant les facteurs incitatifs à dématérialiser que les principaux points de blocage.

- une meilleure traçabilité des courriers et documents concernés;
- les gains de temps;
- l'amélioration du partage de l'information et de la fluidité des échanges;
- la réduction des coûts au niveau du traitement, de l'achat de fournitures et du coût des courriers réacheminés entre les différents sites de l'organisation;
- l'amélioration de la réactivité.

- la culture du papier;
- l'investissement à consentir;
- la peur du changement;
- la complexité des projets qui nécessitent des décisions organisationnelles;
- la méconnaissance de la législation relative aux documents et courriers à valeur probante;
- la sécurité des échanges, de l'archivage...