Des entrepôts au client final, communication préservée!

Tout est consigné sur le bulletin de livraison que vient de signer le client. Le détail des produits livrés, les vidanges reprises, les remises accordées... Également le montant qui a été réglé ou qui le sera par la suite, le bulletin imprimé chez le client faisant directement office de facture pour la plus grande partie des clients. Le document précise bien évidemment l’heure de livraison, le nom du chauffeur. Deux signatures -électroniques- sont apposées via le stylet de l’EDA. Le document peut également contenir des messages d’information générale, comme une action promotionnelle. Voire une action ciblée, personnalisée.

Il ne s’agit pas d’un projet de traçabilité à proprement parler, même si les informations contenues sur le bon de livraison vont permettre de localiser plus précisément la marchandise, mais un projet de communication. «Jusqu’ici, l'informatique s'arrêtait au pied du camion, une fois le chargement réalisé, explique Jean-Pierre Rasquin, directeur informatique, Munhowen. Nos chauffeurs disposaient d’une feuille de route, de bons de livraison pré-imprimés et devaient calculer eux-mêmes l’encaissement. De là des pertes de temps, des erreurs aussi. Surtout qu'un client n'est pas l'autre: certains bénéficient d’escomptes, d’autres pas… »

Maintenir la chaîne de communication jusque chez le client n’est pas rien. Si l’activité de Munhowen, filiale de la Brasserie Nationale, est centrée sur la distribution de boissons, le métier a ses spécificités. La reprise des vidanges en est une. D’autant qu’une livraison n’est pas automatiquement liée à une reprise de vidanges. Autre contrainte, le nombre de produits: 2.400 références, mais en réalité bien au delà de 4.000 articles. Car Munhowen ne se contente pas de distribuer des boissons, elle propose aussi toutes les fournitures dont un restaurateur, un cafetier ou un organisateur d’événements peut avoir besoin: du sous-bock aux systèmes de soutirage, en passant par le mobilier, les parasols, etc. Autre particularité de l’entreprise, son activité à l’échelle de la Grande Région. Ce qui suppose des niveaux d’accises distincts. Idem au niveau de la TVA. Au Grand-Duché, par exemple, les vidanges ne sont pas soumis à TVA…

C’est donc, tout naturellement, que Munhower a choisi, pour son projet de communication «end-to-end», un applicatif spécialisé -en l’occurrence Sell-Mo d’un éditeur autrichien. Celui-ci lui a été recommandé par Orga-Soft, l’éditeur allemand à l’origine d’Integra, l’ERP spécialisé pour les brasseurs et distributeurs de boissons qui équipe déjà Munhowen. «Nous opérons dans un environnement très spécialisé, poursuit Jean-Pierre Rasquin. Les acteurs du marché, une poignée, se connaissent. Sachant que Sell-Mo est utilisé par Coca Cola AG, cela a conforté notre décision...»
Quant au choix des terminaux, il a été réalisé par RMS.lu. Le spécialiste luxembourgeois du développement, de l’installation et du support de solutions d’identification automatique et de mobilité avait, précédemment, déjà travaillé pour Munhowen. Qui plus est, l’entreprise d’Ehlerange utilisait déjà des imprimantes Zebra -au catalogue de RMS.lu. Voici peu, 32 ordinateurs mobiles Motorola MC70 et autant d’imprimantes portables Zebra RW 420 ont été livrés.

Aujourd’hui, les capacités de communications sans fil de ces ordinateurs ne sont pas utilisées. Munhowen n’a pas jugé utile d’exploiter le GPRS -les conditions d’accès au réseau étant jugées encore trop coûteuses et un mode de travail «offline» convenant tout à fait à l’applicatif. Les terminaux sont «uploadés» le matin avant le chargement des camions. Et quand les chauffeurs en prennent possession, en même temps que les clés de leur camion, ils disposent, via leur MC70, d’une feuille de route électronique pour la journée. Il leur suffi t de la suivre, le chargement ayant été réalisé en fonction. Enfin, pour chaque livraison, il leur incombe d’imprimer le bon de livraison, de le faire signer électroniquement et d’encaisser les sommes dues.

La fonction «scan» du MC70 permet de déterminer la valeur de la vidange par l’identification du code EAN se trouvant sur la bouteille vide, l’applicatif proposant au chauffeur le choix de la bouteille seule, du casier vide ou du casier rempli de bouteilles vides. Le système détecte donc la nature du produit, sa référence et calcule les montants correspondants. Automatiquement, aussi, il sera tenu compte des conditions spéciales, des escomptes... Enfin, si le client peut aujourd’hui payer par chèque ou en cash, il pourra éventuellement par la suite le faire par carte de crédit, au départ du terminal.

Si le projet est en cours d’implémentation, Munhowen s’attend à des gains significatifs qui se traduiront par une réduction des contraintes logistiques -en particulier pour les chauffeurs-livreurs et administratifs par la suppression de l’encodage des vidanges reprises, actuellement manuscrites sur la copie carbone du bon de livraison, évitant également d’envoyer les factures définitives par la poste à postériori. Le distributeur attend aussi un retour d’informations supplémentaires des coûts logistiques générés par les clients. D’autres bénéfices, plus difficilement quantifiables, mais néanmoins bien réels, proviendront de la réduction des erreurs, qui réclamaient des corrections administratives. Le service administratif s’en trouvera donc d’autant plus allégé.

«A priori, nous devrions ainsi libérer la charge de travail de deux ou trois personnes, 'a qui nous permettrons de réaliser progressivement des tâches plus valorisantes, estime encore Jean-Pierre Rasquin. Nos clients y gagneront aussi du fait d'une facturation plus directe, car définitive avant le départ du chauffeur… »