    «En maîtrisant les processus de l’entreprise, vous irez plus loin que si vous vous en tenez à l’ECM!»Jeudi 16 Octobre 2008
David Leen, Principal Consultant, Fujitsu Services
Pourquoi lier ECM et BPM?
«En reliant les différents domaines de l’ECM, le BPM peut aider l’entreprise à décloisonner son contenu et à l’intégrer avec ses processus métiers. C’est dire son importance. C’est dire, aussi, la nécessité de débuter par l’analyse des processus, l’ECM s’inscrivant clairement dans la foulée du BPM.
«Si vous maîtrisez les processus de l’entreprise, vous irez plus loin que si vous vous en tenez à l’ECM. BPM et ECM s’enrichissent mutuellement. Nous le voyons chez nos clients. En liant les deux, les gains sont nettement plus importants; ils sont aussi beaucoup plus rapides.»
Qui a initié le mouvement? Et pour quelles motivations?
«Le phénomène est relativement nouveau. Si de grands acteurs comme OpenText ou IBM avec FileNet l’ont initié, sans oublier EMC avec le rachat de ProActivity, force est de constater qu’il s’agit d’acteurs spécialisés en ECM qui ont fait la démarche de s’ouvrir au BPM. A l’origine, la nécessité de gérer des contenus de plus en plus complexes et des volumes de plus en plus grands.
«J’y vois un signe de reconnaissance pour le BPM, jusqu’ici réduit à résoudre des problèmes à l’échelle départementale. En le liant à l’ECM, on l’introduit au niveau de l’organisation dans sa globalité, dans sa diversité… et sa complexité. Tant mieux! Mais encore faut-il être prêt à accepter le BPM. Dans les projets que nous menons, nous avons pu constater qui les pouvoirs publics sont les plus ouverts à cette approche; ce sont aussi les premiers concernés tant leur organisation est étroitement dépendante de processus hautement formalisés. Notons au passage que les pouvoirs publics sont également les plus engagés en matière d’ECM…»
En pratique, comment faire?
«L’association entre ECM et BPM ne va de pas de soi. Qui décide? Qui sponsorise le projet? Jusqu’ici, l’ECM a été l’affaire de l’IT; on parle de produits, d’outils, donc de technologies. Avec le BPM, il en va tout autrement. C’est le business qui cherche à faire évoluer les processus, dans un but évident de transformation. Le BPM va donc permettre de mieux comprendre les contenus, leur utilisation, leur organisation. Le BPM permettra aussi d’établir un lien entre les différents outils d’ECM, car il peut y en avoir plusieurs dans une grande entreprise.»
La démarche est ambitieuse. Comment l’aborder? Et quels écueils éviter?
«Surtout, n’attendez pas tout du BPM! De fait, on ne peut tout automatiser. Certains processus sont trop complexes ou réclameraient trop de temps. Tout comme il faut être capable de contenir ses ambitions, il convient de se fixer des limites. En clair, savoir jusqu’où aller. La réponse à cette question majeure délimitera les contours du projet.
«Une approche pragmatique s’impose. Je conseille d’avancer progressivement, sur base de ‘quick wins’; s’assurer aussi de retours d’expériences rapides. Ne perdez pas de vue qu’en s’attaquant aux processus, vous touchez au mode de fonctionnement de l’entreprise, à sa culture. Il faut donc s’assurer de l’adhésion de tous les collaborateurs.»
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