Externaliser ses impressions? On y vient. Mais lentement

Pierre Collette, Marketing & Communication Manager, Xerox

Pourquoi l'impression est-elle encore et toujours un des derniers bastions de l'entreprise à résister à l'outsourcing? L'explication ne tient-elle pas au fait que, aujourd'hui encore, peu d'entreprises ont de la visibilité sur les coûts liés à l'impression?
«Je vois avant tout un problème de responsabilité. En clair: qui est responsable ? Et, indirectement, sur quels critères les choix sont arrêtés? Si vous écoutez l'acheteur, c'est le prix d'acquisition qui importe. Si vous écoutez VIT Manager, ce sont les garanties d'intégration qui comptent: les systèmes d'impression ne doivent surtout pas entraver le bon fonctionnement de l'infrastructure. Côté utilisateurs, enfin, c'est le confort de travail qui prime.. .Bref, des démarches sans liens, parfois même contradictoires. Aucune stratégie d'entreprise ne s'impose. Or, c'est prouvé, sans stratégie, les chances de réduire les coûts sont minces. Pis! dans un tel contexte, il est avéré que le nombre d'équipements a tendance a augmenter.. »

Outsourcer ses impressions n'est-ce pas accepter de remettre en question des habitudes de fonctionnement, des usages propres à chaque organisation? Les entreprises y sont-elles prêtes? Un des facteurs de succès essentiels au projet d'outsourcing ne concerne-t-il donc pas prioritairement la gestion du changement: les utilisateurs doivent être partie prenante de la volonté d'imprimer moins?
«Cette remise en question est d'autant plus difficile "a faire accepter qu'elle touche "a l'usage du document. Et, en particulier, "a son support, le papier, qui joue toujours un rôle crucial. D'un côté, le papier n'est pas valorisé: son usage peut être de très courte durée; on imprime et on jette. D'un autre, on craint de le supprimer. Le document sur papier est vu comme quelque chose d'individuel, de personnel...
jusqu'ici, le document n'entre que trop rarement dans une démarche de gestion, basée sur des flux et donc des processus. A mon sens, ce devrait être un préliminaire "a toute réflexion»

Selon vous, quelles sont les conditions de succès à l'outsourcing des impressions? Quels sont les points importants du contrat? Quels doivent être les engagements du prestataire? Mais aussi les engagements du client (processus, usages...)?
«.Il y a succès si l'on peut rencontrer trois objectifs: générer des économies financières réelles, améliorer la productivité des utilisateurs finaux et, enfin, améliorer sensiblement l'efficacité globale, et cela "a travers les processus de l'entreprise. Pour traduire ces objectifs dans un contrat, encore faut-il être capable d'évaluer les coûts, y compris humains; être capable, aussi, de reprendre en gestion un parc existant, multi-marque, et optimiser la réallocation des ressources disponibles tout en augmentant le niveau de service. Il faut aussi faire preuve d'une réelle expérience en gestion du changement. Dans ce domaine, on voit clairement que l'LT ne veut pas s'en charger, estimant que cette responsabilité n'entre pas dans ses compétences. On en revient "a la question d'autorité. En clair: qui va s'engager, qui va décider? Les entreprises qui disposent d'une organisation de Facilities Management sont les plus avancées. Pour elles, la question du principe même de l'externalisation n'est pas tabou.»