John Zink International pilote ses MPF partout en Europe au départ de Luxembourg

Vingt heures par mois. C’est l’économie réalisée au niveau du help desk depuis que John Zink a décidé de centraliser la gestion des systèmes d’impression de ses filiales européennes. Si, comme l’estime Xerox, on évalue à 25 EUR le coût d’un appel, les économies associées sont de l’ordre de plusieurs centaines de milliers d’EUR. Sans compter les autres avantages, tout aussi directs, que sont la réduction des coûts d’administration, la productivité accrue des salariés et l’impact positif sur le développement durable.

Aujourd’hui, à travers ce contrat -le premier contrat de services gérés d’audience européenne signé par NG Partners, concession exclusive Xerox au Luxembourg- une trentaine de machines Xerox installées à Luxembourg, en Allemagne, en Italie, en France et en Espagne sont concernées; à terme, ce sera au total une soixantaine de MFP.

Les services sont gérés depuis Luxembourg, siège de John Zink International. Société d’ingénierie, spécialisée dans les systèmes de combustion industrielle, John Zink est une filiale du Koch Chemical Technology Group; elle occupe quelque 200 collaborateurs dans la zone industrielle de Riedgen à Dudelange, en charge de la R&D, de la gestion de production et de la fabrication, mais aussi d’activités de support, d’administration, sans oublier l’IT qui a également sous sa responsabilité les activités des autres filiales du groupe en Europe, soit un total de 1100 personnes concernées.

Longtemps, dans les différentes filiales, les départements ont été autonomes dans leurs choix de systèmes d’impression, privilégiant donc les achats individuels. John Zink n’avait pas de politique d’achats, encore moins de gestion ad hoc... Tout a changé à l’arrivée de Pedro Santos, IT Director. Début 2000, l’entreprise de Dudelange commençait à rationaliser ses équipements autour de MFP. Plusieurs fournisseurs au début; un seul depuis cinq ans, à savoir Xerox.

«L’enjeu était clairement de reprendre le contrôle de notre production bureautique répartie sur nos différents sites tout en garantissant un service de qualité à notre personnel, commente Pedro Santos. Ce faisant, nous étions sûrs de réaliser des économies substantielles.»

Si le contrat de centralisation n’est guère important en termes d’unités déployées, il est significatif d’un changement radical dans la façon de gérer et d’administrer un parc. Au cœur de la solution de gestion à distance, XDA (Xerox Device Agent). Via un navigateur Web, Pedro Santos peut configurer les périphériques, afficher leur état, procéder à la résolution d’incidents, effectuer un suivi de l'utilisation, récupérer automatiquement les compteurs, modifier les paramètres, etc.

«Dans ce projet, nous visions principalement deux objectifs: consolider les différents contrats à travers un contrat cadre unique, évidemment plus facile à gérer, et standardiser les machines autour de 4 modèles seulement à travers les différentes filiales du groupe, poursuit Pedro Santos. Nous souhaitions pouvoir gérer en continu notre parc, ce qui inclut la détection, le suivi de l'utilisation, le contrôle de l'état, la mise à jour des configurations logicielles, le déploiement de mises à jour des pilotes et les activités de notification sur la totalité de l'infrastructure. Aujourd’hui, nous réalisons très simplement ces tâches qui, hier, exigeaient beaucoup de temps, sans pour autant être sûr de la précision des informations récoltées. Aujourd’hui, également, nous pouvons ajouter des machines dans les différentes filiales.»

Un autre souci était de répondre aux attentes des cadres itinérants du groupe. Voyageant beaucoup d’une filiale à l’autre, ils manifestaient le souhait de retrouver les mêmes outils et les mêmes fonctionnalités où qu’ils soient. En répondant à leurs attentes, l’entreprise John Zink International s’assure encore d’un avantage indirect: renforcer la sécurité grâce à la gestion centralisée des paramètres critiques pour la sécurité des périphériques. Tout se tient!