Le SPF Finances fait des économies…en externalisant la gestion de ses impressions

La phase la plus longue du projet a été l’inventaire. Soit l’identification précise des 25.000 imprimantes pour 30.000 fonctionnaires répartis à travers un demi millier de sites: nom et modèle de l´équipement, driver, type de connexion, numéro de série, localisation dans l’administration... Un exercice fastidieux, mais incontournable avant même de songer à optimiser l’usage des outils d’impression. Un exercice d’autant plus important quand on sait que le SPF Finances imprime, bon an mal an, une centaine de millions de pages…

Le projet s’inscrit dans la réforme COPERFIN, dont l’ambition est de permettre aux agents de l’Etat d’effectuer au mieux leur travail. Jusqu’alors, au SPF Finances, on comptait un PC et une imprimante par collaborateur. Une situation à tout le moins confortable, mais relativement onéreuse. De là, un effort vers une optimisation des ressources. En particulier par un usage plus intensif des systèmes multifonctions répartis entre les bureaux et de Dorothée, la chaîne de production centralisée (3 imprimantes en «continu» et 2 modèles «feuille à feuille» de type Xerox) installée dans les bâtiments du Diamant Board à Forest. Un «glissement» des usages qui a déjà permis de réduire le nombre d’imprimantes de 1 à 0,7 par collaborateur.

«Réduire les coûts… mais tout en cherchant à accroître l’efficacité des agents, nuance Louis Collet, Directeur du service d’encadrement ICT. Vigilants, nous ne voulions tomber dans le piège de la centralisation à outrance dont les coûts indirects sont loin d’être négligeables: infrastructure du réseau, administration de celui-ci, bande passante, sans compter les coûts humains, comme le temps perdu pour aller rechercher les documents ou les impressions multiples.»

Nous sommes alors en 2005. Le SPF Finances entend se tourner vers un gestionnaire de services pour gérer l’ensemble de son parc d’imprimantes -à l’exception de leur acquisition. Le SPF cherche, surtout, un partenaire en mesure de lui proposer un coût à la page, à l’instar du modèle de facturation pour les copieurs. Cinq candidats répondent à l’appel d’offres -deux fabricants et trois prestataires de services. Econocom, qui gère déjà les PC du SPF Finances, s’impose.

Le projet débute par une un audit du parc. Même si la majorité des imprimantes sont originaires du même fabricant, en l’occurrence Brother, il s’agit de les identifier et de les localiser. «Ce fut une tâche de longue haleine. Pensez donc: 25.000 imprimantes disséminées dans un demi millier de bâtiments! Pour qu’Econocom puisse desservir au mieux nos 30.000 agents, il fallait impérativement savoir qui utilise quelle machine, savoir où chacune se situe, dans quel bureau, à quel étage et dans quel bâtiment…» L’exercice prendra un an. Actuellement, le taux de reconnaissance à distance via le réseau est de 80%; il sera de 90% à fin 2008.

Aujourd’hui, le personnel d’Econocom réalise une centaine d’interventions quotidiennes -remplacement des toners et opérations de maintenance confondues. «Les gains ont été immédiats. Moins de machines abîmées, moins d’appels au Servicedesk et certainement moins d’heures perdues à gérer l’achat des consommables et les interventions sur site, sans compter le temps perdu pour nos agents à essayer de régler par eux-mêmes tous les problèmes liés aux impressions…»

Les outils de communication et de reporting mis en place ont permis d’identifier rapidement les faiblesses et de modifier certains processus en conséquence. Une analyse plus fine des rapports permettra de réorienter certains flux d’impression vers des équipements plus économiques.