Luxembourg e-Archiving, l’archivage numérique dans sa globalité

Une vingtaine de serveurs Sun et près de 400 TB de capacité de stockage, le tout réparti dans deux data centers distants . Au cœur de l’infrastructure, la plate-forme Arcsys d’Infotel, développée sur des spécifications initiales de StorageTek. Une solution ouverte, intégrable avec des progiciels tel SAP, et déjà adoptée par des grandes organisations dont l’Office européen des brevets. La première plateforme de tiers-archivage numérique au Luxembourg est opérationnelle. Elle pourrait être la première à décrocher le statut de PSDC (Professionnel des Services de Dématérialisation et de Conservation) que s’apprête à lancer le Gouvernement luxembourgeois. Learch sera aussi un PSF en tant que partenaire de confiance numérique.

Learch est née d’un double constat: la légalisation progressive et conditionnelle de l’archivage électronique en lieu et place de l’archivage papier, et la maturité des technologies de signature, de conservation intègre et de protection de contenus élec-troniques. «Etude de marché en 2008 pour le compte d’un groupe d’investisseurs privés luxembourgeois, sélection d’une plate-forme à l’issue d’un Proof of Concept de trois mois et création de l’entreprise en novembre 2009», enchaîne Jean Racine, directeur commercial.

Mission: proposer aux entreprises et administrations des services de tiers-archivage électroniques à valeur probatoire, c’est-à-dire conforme aux lois en vigueur, aux normes reconnues et aux meilleures pratiques. «Nous voulons aider les entreprises et administrations à gérer leur patrimoine informationnel avec autant de soins qu’un banquier, sur le très long terme, c’est-à-dire trente ans et plus, et cela pour garantir tant la conservation de ce ‘capital’, qui s’exprime en termes d’intégrité, de pérennité et de sécurité ; que sa restitution.»

Et d’insister sur la notion de «restitution», indissociable de la proposition de conser-vation. «Trop souvent, le discours est réduit à la dématérialisation, qui n’est que le processus de transformation numérique. On néglige la conservation et la restitution du document numérique ou numérisé. Ce sont elles qui vont rendre ‘vivant’ et ren-table le capital informationnel. Si je ne suis pas sûr de pouvoir accéder à mes docu-ments dans trente ou cinquante ans, à quoi bon les numériser aujourd’hui ?»

Learch entend tirer profit de son avance. A écouter Jean Racine, aucune autre entre-prise locale n’est centrée sur cette seule et unique activité, la concurrence répondant partiellement à la problématique de la conservation. «Seulement l’archivage numé-rique, mais dans sa globalité», précise encore Jean Racine.

Bref, pas de stockage primaire, pas de stockage hiérarchique, pas de gestion docu-mentaire ni de sauvegarde. En revanche, Learch opère sur toute la chaîne de l’archivage: du conseil initial, comme l’établissement d’un bilan patrimonial, en passant par la définition des politiques d'archivage, jusque donc et y compris la restitution. «C'est la finalité du métier: permettre à nos clients de disposer à tout instant des documents et des données requis pour conduire ses activités, assurer leur traçabilité, défendre ses intérêts, mais aussi répondre aux exigences légales et, donc, réduire ses risques.»

Cette spécialisation assumée ne restreint en rien le champ d’action de Learch, qui multiplie les partenariats avec des acteurs complémentaires, que ce soit dans le conseil juridique, l’analyse des risques, l’optimisation des processus ou le scanning pour ne citer qu’eux, afin de proposer au marché une démarche globale, sans couture. L’important, dans ce domaine, est de donner des garanties de réversibilité.

De là, l’importance des normes et standards afin de garantir un transfert de données opérationnel pour une exploitation des documents quel que soit le prestataire, l’importance aussi d’assurer la conservation durable des documents en adaptant les supports d’archivage électroniques aux évolutions technologiques. «On s’inscrit clai-rement dans la durabilité -au sens ‘détection de toute altération ou modification ulté-rieure de l'acte’- exigées de la conservation électronique pour garantir la force pro-bante de l'écrit électronique», enchaîne Stéphane Revel, directeur technique.

De fait, l’obsolescence technique est un réel souci, qui réclame une véritable veille technologique. C’est sûr, les supports d’aujourd’hui ne seront pas les supports de demain. De même, la définition du terme ‘document’ tend à s’étendre; aujourd’hui déjà cela inclut les communications téléphoniques...

«Qui dit pérennisation dit aussi migration. De là tout un travail de préparation que nous pouvons assurer tant en conseil qu’en sélectionnant les technologies et, éven-tuellement, les prestataires. Notre offre s’inscrit dans une démarche d’accompagnement dans le temps…»

Cet accompagnement a un coût. Qui sera très vite amorti, assure Jean Racine. Par rapport au papier, l’archivage électronique permet de réduire les coûts de l’ordre de 70%. Essentiellement par un gain de temps à toutes les étapes -pour archiver, re-chercher, restituer et présenter. Qui dit électronique dit gain de place considérable par rapport au stockage du papier. Et, surtout, une meilleure sécurité, grâce à la réplication sur sites distants, la signature et l’empreinte électroniques, la gestion plus rigoureuse des droits d’accès aux documents et les traces d’audit. De là, enfin, une meilleure qualité, en conséquence de la diminution du nombre d’erreurs et de pertes de documents. «Tout se tient ! En ces temps de compétition exacerbée, ces atouts forment un solide avantage concurrentiel.»