MFP: ventes soutenues, mais sous-exploitation!

Justifié… si son potentiel est exploité

Demain, sans doute, retiendrons-nous les seules fonctionnalités qiui nous intéressent vraiment, sachant que d’autres, par la suite, pourront être implémentées aisément. C’est la voie que semble montrer Xerox avec le concept EIP (Extensible Interface Platform). Selon les principes de l’Open Source, il est d’ores et déjà possible d’accéder à une véritable gamme d’applications de gestion de parcs, de gestion de flux, de gestion documentaire et de gestion des impressions développés par les membres de la Xerox Alliance Partners.

Fonctionnellement trop riches les MFP? Non. Disons plutôt sous-exploités, s’accordent à reconnaître les principaux acteurs du marché. Un constat d’autant plus étonnant que les ventes sont en train d’exploser. En 2007, pour la Belgique et le Luxembourg, on aurait dépassé le seuil des 50.000 systèmes installés. Une progression très nette par rapport à 2006, qui tient à l’introduction des modèles A4… et à des prix tirés vers le bas

L’offre, par ailleurs, n’a jamais été aussi étendue. Avec une vingtaine de modèles, répartis en quatre segments (11-20 ppm, 21-60 ppm, +61 ppm et couleur), un constructeur comme Sharp est en mesure de répondre à tous les besoins, du groupe de travail ou la PME aux gros volumes en couleur des environnements départementaux: copie, impression réseau, scanner réseau couleur, fax, PC-fax, fax internet et routage fax.

Enfin! Si intéressant soit-il, le concept même du MFP ne s’est imposé que lentement. Les freins? Longtemps, ce fut le prix. Par ailleurs, il a fallu rassurer le service ICT qui a vu dans ces équipements de nouveaux intrus sur le réseau, risquant de poser des problèmes de sécurité

Plus complexe, en vérité, l’épreuve du changement d’organisation.w De fait, un MFP ne se justifie que si l’on exploite sa richesse fonctionnelle, sa polyvalence. Inutile de remplacer un copieur par un MFP là où les utilisateurs n’ont besoin que de faire des copies! Or, c’est ce qu’on voit…

Un premier pas vers la gestion documentaire

Des systèmes sous-exploités. En cause, sans doute, les énormes potentialités de ces systèmes qui, finalement, font plus que copier, imprimer, faxer et numériser. Les utilisateurs pensent en termes de fonctionnalités, négligeant la finalité, estime-t-on chez Konica Minolta. A savoir la gestion documentaire.

Le besoin est énorme. Certaines études ont prouvé qu’une personne consacre, en moyenne, chaque année plus de 150 heures à rechercher des informations mal classées… Via PageScope, Konica Minolta propose d’indexer les documents, d’exploiter les fonctions OCR pour rechercher le document par son contenu, rechercher simplement les documents grâce à l’index ou l’OCR, visualiser les documents sous forme de vignettes et personnaliser les documents: fusion de formats différents, annotations, numérotation de pages, sans oublier la diffusion.

C’est la base. Samsung, nouveau venu sur le marché des MFP, Microsoft et EMC ont choisi d’aller plus loin. Ils ont rassemblé leurs expertises pour proposer, au départ du SCX-6345N, une solution globale incluant la gestion de contenu Captiva de EMC (reconnaissance de caractères à partir de données brutes fournies par les scanners, les fax et autres terminaux électroniques; adaptation, ensuite, du contenu et des formats de fichiers aux règles métiers de l’entreprise), tandis que Microsoft ouvre les portes de ses formats Office tout en autorisant le transfert des méta-données via Office SharePoint Server et le référentiel EMC Documentum 6 Content Repository grâce à la technologie Open XML.

La porte ouverte à la dématérialisation

Ricoh positionne le MFP comme le point d’entrée aux informations non structurées. A entendre ses spécialistes, il les relie, en fait un ensemble que l’on nomme document. Celui-ci, maintenant qu’il peut être libéré de son carcan de cellulose, devient plus malléable en termes d’usages. Le MFP ouvre la porte à la dématérialisation, à la gestion électronique, à la communication vers l’extérieur…

Fonction de base, la numérisation. Elle permet, au moment du scan, d’introduire l’indexation, essentielle à l’aiguillage des documents vers des bases de données ou le Document Management. Et d’initier un processus de circulation du document à travers différents workflows. Par exemple de la récupération de code barres ou de la publication automatique vers un portail web ou intranet, illustre HP. Demain, elle ouvrira la porte à l’identification de l’architecture des documents et à la récupération de méta-données. Sans se projeter dans le futur, la dématérialisation de factures depuis un MFP vers une solution de gestion électronique de document puis vers des prestataires externalisés en assurant un envoi sécurisé d’approbation entre sites distants est déjà une application concrète, qui pourrait rapidement se généraliser. Bref, comme le note Xerox, un moyen d’améliorer la productivité dans le traitement du document, voire dans la gestion de la connaissance.

Analyser les usages… et en suivre l’évolution

Accroître la productivité, améliorer les temps de traitement, réduire les coûts et optimiser l’utilisation de l’espace au sein de l’entreprise. Le MFP ne manque pas de ressources. Mais encore faut-il avoir une bonne connaissance du parc et de ses usages.

En somme, savoir ce qu’impriment les utilisateurs, comment et à quelle fréquence, quels départements ou services sont prioritaires et quelle distance raisonnable est prêt à parcourir le personnel pour récupérer des documents. Il ne s’agit donc pas, dans le processus de sélection, de sous-estimer l’importance de cette réflexion.

Evaluer, mais pas seulement. L’introduction d’un MFP réclame un suivi tout aussi rigoureux. On en profitera pour mettre en place des outils de contrôle de l’utilisation de la couleur et de définition des quotas d’impression, de copie et de numérisation par utilisateur ou département.

Qui dit contrôle, dit sécurité. Des outils permettent d’authentifier, d’autoriser et de vérifier. Quelles que soient les techniques mises en œuvre, la question de la sécurité ramène toujours aux usages. En somme: qui fait quoi, sur quelle machine et à quel moment. Selon les caractéristiques des produits, on peut recourir à une authentification locale sur une table d’autorisation embarquée sur le MFP; sur des systèmes plus évolués, on authentifiera à travers un annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Ce ne sont que les moyens qui changent.

Solutions et services effacent l’équipement

Ce n’est donc plus la machine qui fait la différence, mais la solution. Pour preuve, la multiplication de propositions des différents acteurs du marché. Vu chez HP: Smart Template Printing, la possibilité de stocker dans la mémoire des gabarits de pages prêts à l’emploi (factures, en-têtes, etc.); l’intérêt est de disposer de tous les éléments numériques identifiant l’entreprise et de pouvoir les imprimer à la volée. Tout aussi intéressant, HP Smart Web Printing, soit l’impression de pages Web en autorisant la sélection, l’enregistrement et l’organisation du texte et des éléments graphiques de plusieurs pages Web, avant de les modifier et d’imprimer exactement ce qui s’affiche à l’écran. Une maîtrise qui limite le gaspillage.

HP assortit sa démarche de services. Ses Extended Portfolio sont quasiment des applications d’audit. Ces outils viennent assister les utilisateurs dans l’évaluation de leurs besoins en dressant un état des lieux des solutions d’impression, en proposant des démarches d’optimisation, en mesurant les impacts et en chiffrant les économies réalisées et, enfin, en proposant de nouvelles organisations des flux de documents. HP accompagne cette offre d’un impressionnant volet sécurité et gestion de l’impression à travers les nouveaux services HP Control Printing Solutions.

Plus d’économie avec moins d’efforts

Les prestations d’audit et de conseil sont encore souvent négligées. La finalité étant de travailler plus efficacement, d’utiliser au mieux les nouvelles fonctionnalités, un accompagnement s’impose, insiste Konica Minolta.

Par accompagnement, il faut inclure la formation. Ou comment mieux utiliser le recto verso, par exemple, voire les ressources insoupçonnées de la numérisation. Il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, mettre en place de nouveaux processus. De la maîtrise de l’équipement viendront l’efficacité et les économies. On s’intéressera donc au remplacement à chaud des toners, à l’usage des bacs d’alimentation papier automatique, etc.

Les services d’audit sont plus fondamentaux. Lexmark, par exemple, propose une évaluation complète du processus documentaire dans l’entreprise afin d’améliorer l’efficacité et le rendement des processus d’impression,rationaliser les flux de documents et accorder de façon optimale l’architecture d’impression et les besoins opérationnels. A la clé, une charte d’impression établissant les principes et les règles de déploiement et de mise en œuvre d’une nouvelle infrastructure. L’objectif final est d’introduire de nouveaux usages et, in fine,de meilleures pratiques.