«Dans un monde idéal, les commerciaux réaliseraient leurs promesses et les consultants concrétiseraient tout ce qu’ils présentent si bien sur les slides de leurs présentations. On travaillerait en toute confiance, sans crainte de voir les budgets glisser et avec l’assurance de profiter des délivrables dans les délais convenus… Hélas, regrette Alain De Frenne, CEO de Dexia Technology Services, nous ne vivons pas dans ce monde!»

Via le programme Optimum, l’ambition de Dexia Technology Services, le prestataire informatique du groupe Dexia, tend à s’en approcher. Sur base d’une expérience «no cure no pay» passée, l’entité de 650 collaborateurs (desservant 28 pays au départ d’implantations en Belgique, au Luxembourg et en France) a développé conjointement avec Sogeti un modèle de collaboration et d’engagement avec ses principaux fournisseurs.

Le principe? Partager la réflexion sur les projets, les mettre en œuvre conjointement et en partager les bénéfices… ou les pertes. Contrairement à une étude traditionnelle où les idées et les recommandations se trouvent seulement sur papier et ne sont pas nécessairement mises en application, l’objectif est d’atteindre une validation directe et concrète des idées. Réflexions, propositions, recommandations: aucune piste n’est négligée pour, entre autres, économiser de l’énergie, faciliter des choix technologiques, harmoniser les solutions et projets, poursuivre la gestion de capacité optimale et diminuer les budgets.

L’approche «no cure no pay», à l’origine d’Optimum, implique d’être payé en fonction des économies réalisées sur une période de trois ans. De ce fait, les objectifs, intérêts et bénéfices sont communs. Tout autant que le client, le prestataire souhaite réduire au maximum les coûts, assure Sogeti. Ce qui signifie encore que les pistes d’économies sont réellement identifiées, quantifiées, délivrées et contrôlées.

Les avantages pour Dexia Technology Services sont variés. L’entreprise a pu, entre autres, grâce à la diminution des exigences techniques de ses postes de travail, diminuer son budget d’investissement tout en apportant un gain immédiat. Et pour son projet de virtualisation des environnements Solaris et Microsoft, elle pu tirer parti d’une diminution rapide de l’investissement, une augmentation de l’efficacité et une meilleure gestion de capacité -des résultats significatifs sur une longue période.

Ces initiatives -et d’autres- cadrent parfaitement avec la stratégie du groupe Dexia qui, dans une période de trois ans, veut diminuer ses coûts de 15%. «Nous pouvons aller encore plus loin dans l’optimisation de nos coûts, même si un récent benchmark de Gartner indique que nous sommes déjà meilleurs que la moyenne du marché, commente Alain De Frenne. Optimum a déjà permis de réaliser certains projets; d’autres sont en cours, mais il est certain que nous allons aller plus loin et plus largement.»

° Communiquer en impliquant toute l’organisation dans le projet
° Jouer la carte de la transparence
° Appliquer des processus de gouvernance adaptés
° Susciter une véritable relation «win-win»
° Se montrer patient (6 mois avant de générer les premiers résultats)

° Le principe «no cure no pay» est connu. Il ne suppose pas d’engagement du client. Pourquoi, dès lors, partager -et donc accepter- les risques inhérents à tous projets?

«De fait, il est plus aisé de contraindre. Mais j’estime qu’il y a plus à gagner dès lors qu’on partage tant les bénéfices que les pertes de tout projet. Je pense également qu’il ne faut pas tout attendre de ses fournisseurs, sans quoi on perd une part de liberté.»

«En développant le programme Optimum, nous sommes partis du principe qu’il y a plus dans plusieurs têtes que dans une. Et que les idées les plus simples ne sont pas forcément les moins intéressantes. C’est ainsi, par exemple, que nous avons remis en question notre choix en faveur du processeur de nos PC. Détail, penserez-vous. La question était de savoir quels bénéfices nous pouvions réellement tirer de notre choix initial? Savoir si ce choix avait encore du sens aujourd’hui? Enfin, en aurait-il demain? Sans une démarche commune avec un de nos fournisseurs, il est clair que nous n’aurions pas mené la réflexion bien loin…»

° Optimum n’est pourtant pas un «think tank»…

«L’objectif n’est pas de réfléchir pour le principe, mais de voir si, au départ d’une réflexion commune, soutenue par une analyse solide, on peut réaliser un bénéfice pouvant se traduire sous différentes formes… Partant de ce principe, nous avons envisagé de généraliser la virtualisation de tous nos serveurs. Par-delà les économies d’échelle que nous pouvions réaliser en privilégiant un seul et unique fournisseur de technologie, nous avons cherché à évaluer les gains en termes de standardisation, d’harmonisation et de consolidation sur nos processus internes.»

«L’intérêt, bien évidemment, consiste à confronter nos réflexions et nos expériences respectives. C’est précisément cet échange qui fait le succès d’Optimum. De toute discussion, il résulte un choix: on fait ou on ne fait pas. Et, plus encore, un engagement réel puisque nous en partagerons la responsabilité -positive ou négative.»

° Qui dit engagement partagé dit évolution des prises de décisions. Culturellement, étiez-vous prêt?

«Si, au final, notre nouveau mode opératoire s’est rapidement imposé, nous avons buté sur quelques incompréhensions. Ainsi, à propos de la paternité des idées. Au début, ce fut un sujet sensible qui a suscité quelques réactions… C’est humain. Nous fonctionnions jusqu’alors sur base d’une relation purement client-fournisseur. Il a fallu changer. Depuis, fort heureusement, nous avons appris à centrer nos échanges sur la finalité; nous avons appris à décider et réaliser ensemble, et donc à partager.»

«La notion de partage est fondamentale. Elle suppose de la transparence. Et, plus encore, une totale confiance. Concrètement, nous sommes amenés à partager des données confidentielles sur nos modes de gestion, sur nos seuils de rentabilité. Autant nous devons accepter de les soumettre, autant nous devons être assurés que notre partenaire n’en fera pas mauvais usage. C’est pourquoi, aussi, nous ne comptons pas étendre Optimum tous azimuts.»

«Nous avons développé le concept avec Sogeti voici un an et demi. Aujourd’hui, nous l’avons étendu à quatre fournisseurs. L’objectif n’est pas de le généraliser -certains de nos fournisseurs n’y voient d’ailleurs pas d’intérêt. Nous préférons le mettre en œuvre avec qui nous menons des projets ‘end-to-end’. Et, plus encore, des partenaires avec qui nous partageons les mêmes valeurs et les mêmes objectifs.»

° Qui donne le ‘go’ d’un projet?

«Comme les réflexions sont collégiales, le choix d’y aller ou pas l’est aussi. Mais tous nos projets ne s’inscrivent pas nécessairement dans ce programme… Enfin, si le principe ‘no cure, no pay’ caractérise Optimum, l’objectif n’est pas uniquement financier. Certes, à l’instar du groupe, Dexia Techincal Services est engagé dans un plan de réduction des coûts de 15% sur trois ans, mais nous veillons avant tout à préserver un équilibre entre qualité, coût et risque.»

«Remarquez que le lancement d’Optimum remontre à un an et demi, soit bien avant la politique de restriction des coûts initiée par le groupe. Certes, Optimum y répond. Mais son objectif est plus large. Optimum est un modèle de collaboration sur l’alignement des objectifs: on gagne ensemble… ou on perd ensemble.»