VBS dématérialise et gère les factures de la Poste

Réception, dématérialisation et traitement de tout type de document. Plus précisément: service de «mailroom», dématérialisation des factures papier entrantes et numérisation en vue d’archivage. La solution d’outsourcing que propose aujourd’hui Victor Buck Services s’étend aux échanges électroniques de documents (factures, commandes…) entre ERP (B2B); elle inclut également la mise à disposition et la distribution aux particuliers des factures électroniques (B2C) via une interface sécurisée accessible par internet ou via le portail web des différentes banques.

«Nous sommes un des seuls outsourceurs capable de prendre en compte l’ensemble des typologies de factures et l’intégralité de leur contenu -jusqu’aux lignes de détail- et garantir une prestation certifiée PSF tout en proposant un service de traitement à ‘J’ grâce à notre site de production implanté directement au sein du centre de tri de la Poste luxembourgeoise, commente Patrick Lodomez, e-Invoicing Solutions Manager, VBS. Ce positionnement unique explique l’engouement que nous constatons aujourd’hui.»

L’offre s’adresse aux sociétés qui font le choix stratégique de l’externalisation et optent pour une facturation à l’acte, un démarrage immédiat et une implication minimale de leurs ressources informatiques. Premier client majeur, la Poste luxembourgeoise, qui a pris la décision de dématérialiser ses 40.000 à 50.000 factures fournisseurs annuelles.

Particularité de l’offre de VBS, une chaîne de prestation complète depuis la réception du courrier ou des documents à la distribution en passant par l’enregistrement, l’identification, la préparation des lots, le scanning, la classification, l’extraction des données et le vidéo-codage pour la validation. Cette offre de dématérialisation est complétée par SAP Billing Consolidation, une plate-forme sécurisée d’échanges de factures et de documents électroniques entre l’émetteur de factures et le client intégrant une procédure automatisée des factures entrantes.

Outre un système de numérisation de très hautes performances, VBS a également déployé la solution métier ITESOFT.FreeMind for Invoices de traitement automatique des factures fournisseurs. Points forts: la lecture «full-text» de l’intégralité de la facture (tête, pied et lignes de détails) qui, pour le traitement des données de l’entête et du pied de page, ne requiert aucun paramétrage, ni apprentissage préalables, l'enrichissement automatique de la base de connaissances via la mémorisation de la position et du format des données pendant les phases de lecture et de vidéo-codage et, enfin, la disponibilité de toutes les fonctions métiers nécessaires au traitement de la facture: rapprochement facture/commande/réception, vérification des mentions légales, gestion taux TVA multiples, gestion fournisseurs occasionnels, imputations automatiques, gestion multi-clients, gestion affactureurs...

Concrètement, concernant la gestion des factures électroniques, le fournisseur envoie ses factures au consolidateur à travers un seul point d’accès et dans un format unique quel que soit le client. SAP Billing Consolidator convertit les factures dans le format souhaité par le client, les signes électroniquement, les stocke et les achemine vers le client. Le client reçoit directement les factures dans son ERP (dans le cas d’une relation B2B) ou via le portail de sa banque dans le cas d’un petit client B2B ou des particuliers (B2C).

A la clé, des réductions sensibles de coûts. D’emblée, on songe au papier, aux frais d’impression, à la mise sous pli, aux frais d’envoi. Mais pas seulement. On réduit aussi les risques d’erreur lors du paiement (transmission automatique du montant, numéro de compte, communication…). «D’une manière générale, assure Patrick Lodomez, on accélère et améliore le processus de paiement des clients, tout en s’inscrivant dans une démarche résolument ‘green’.»

SAP Billing Consolidator

Plate-forme sécurisée pour les échanges de factures et de documents électroniques entre l’émetteur de factures (fournisseur) et le client (acheteur), intégrant une procédure automatisée des factures entrantes. Indépendante de l’ERP, cette solution s’interface avec une grande diversité de systèmes d’information de l’entreprise acheteuse via des échanges aux formats standard (iDOC, XML, Edifact, http…).


Plateforme xbound

Cette plateforme assure un «Process management» efficace via: la définition aisée des processus («routing builder») dans un environnement graphique; le suivi des process (document par document) et de la charge de travail en temps réel de la production; un monitoring efficace et des statistiques adaptables qui révèlent rapidement les “bottlenecks” et permettent une adaptation rapide de la production en vue de respecter les SLA des clients.


ITESOFT.FreeMind for Invoices

Solution de dématérialisation des factures fournisseurs (automatisation et fiabilisation des opérations de saisie, de contrôle, d’enrichissement, de rapprochement et de validation). Elle assure une productivité immédiate sans préparation ni administration (lecture 100% «Full-Text» de toutes les données, auto apprentissage par l’exemple, enrichissement automatique dans le temps. Disponible en environnements Windows avec
IBM DB2 Information Management, WebSphere
Précision et Lotus.

IBML ImageTrac III

La plate-forme de numérisation ImageTrac (de 200 à 300 pages par minute) est composée des scanners ImageTrac et de l'interface utilisateur SoftTrac et de services professionnels. Les scanners ImageTrac offrent la numérisation couleur recto/verso, la sortie de plusieurs images, la lecture des codes à barres et des codes 2D, la reconnaissance intelligente de caractères, la reconnaissance de caractères à encre magnétique et des poches de tri multiples.

Patrick Lodomez, e-Invoiciing Solutions Manager, Victor Buck Services

Lancement en production au cours de ce mois de juin de vos activités de dématérialisation de documents et de gestion des factures électroniques. Comment réagit le marché?

«Nous ressentons un réel intérêt. Les avantages sont rapidement perçus, d’autant que le retour sur investissement peut être très rapide. Bref, les opportunités sont là. Toutefois, il s’agit de bien délimiter le projet. Car si on peut tout dématérialiser, il n’est pas sûr que l’entreprise ou l’institution soit prête d’un point de vue organisationnel à franchir le pas…»

Faut-il comprendre par là qu’une analyse des processus s’impose prioritairement?

«De fait. Numériser n’est qu’une étape de la dématérialisation. Une autre est l’archivage des documents. Celui-ci peut être effectué par des interventions manuelles ou être partiellement automatisé en s'appuyant sur les solutions de reconnaissance automatique de documents ou de gestion des connaissances tels que les moteurs de catégorisation et de classement. Il faut également tenir compte de la transmission et de l'évolution des documents. Pas de dématérialisation sans orchestration de l'ensemble des grandes étapes de la vie d'un document numérisé: validation, signature, modification, publication, diffusion…»

Quel impact sur l’organisation?

«Majeur! C’est un projet à part entière, lequel débutera par une analyse des besoins, suivi d’une étape de modélisation sans négliger le Change Management. L’aspect humain est très important. On touche aux habitudes, à des processus bien établis même s’ils n’ont pas été explicitement formalisés. Aussi, je conseille une approche progressive, par étapes successives.»