Transformation, une affaire de navire

L’image du navire comme moteur de transformation. Fujitsu veut standardiser ses quelque 2 000 applications de gestion sur un système unique SAP hébergé sur le cloud. Derrière le projet OneERP +, un modèle d’organisation inspirant.

« Imaginez chaque département et division de votre organisation comme un navire dans une flotte, naviguant vers la même destination. Il peut être tentant pour chacun de poursuivre individuellement des initiatives d’efficacité et d’optimisation. Après tout, tous les navires ne sont pas construits selon les mêmes spécifications. Mais une flotte est une flotte et le destin de chacun est lié à celui des autres… »

C’est ainsi que Shunsuke Baba, Fujitsu EVP, Deputy Chief Data & Process Officer, présente le projet de consolidation d’ERP que son groupe de 124 200 collaborateurs mène actuellement. Le groupe de services IT prévoit de standardiser ses applications de back-office sur SAP S/4 Hana. La tâche est d’ampleur : les différentes entités de Fujitsu dans le monde font tourner plus de 2 000 applications pour supporter leurs activités, dont de nombreuses instances SAP et des ERP maison.

Pour Shunsuke Baba, la normalisation doit aller de pair avec l’optimisation pour atteindre la destination en tant que force unie.  « Il existe parfois plusieurs systèmes similaires au sein d’une même entité, chacun possédant son propre format pour le stockage, la collecte et l’agrégation de données, ce qui rend quasi impossible la collecte rapide de données à la demande et peut avoir un impact majeur sur les décisions de gestion prises dans un environnement économique mondial qui exige de la rapidité. »

De meilleurs processus signifient de meilleures affaires

Dans l’ère VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), le jeu peut changer en un instant pour qui ne suit la vitesse et l’ampleur des mutations sur le marché, estime Shunsuke Baba. « L’important est d’avoir une stratégie bien fondée pour formuler et mettre en œuvre des plans à moyen et à long terme. Il s’agit de fixer les jalons pour atteindre ces objectifs et agir par petites étapes ou MVP (Most Valuable Products) pour déterminer l’étape suivante… »

Mais même avec la mise en œuvre rapide de MVP, suivre le rythme et l’ampleur de ces changements est de plus en plus difficile. « Les décisions doivent être prises sur la base de données objectives. C’est une chose très difficile à faire pour les entreprises avec de nombreuses tâches analogiques qui dépendent des gens, explique Shunsuke Baba. Nous sommes confrontés à une situation dans laquelle les entreprises ne peuvent survivre que si elles transforment leurs structures de manière à ce que les données soient correctement conservées et utilisées dans le processus décisionnel. »

Simplifier plus de 2 000 systèmes pour obtenir des informations exploitables

Même pour une entreprise qui se targue d’être un innovateur dans la transformation numérique, cela peut être un défi de taille. « Croyez-le ou non, il y a plus de 2 000 systèmes actuellement en service au sein du groupe Fujitsu ! Il existe des cas de plusieurs systèmes similaires au sein d’une même entreprise, chacun avec un format unique pour le stockage, la collecte et l’agrégation des données. Cela rend presque impossible la collecte immédiate des données que nous voulons et pourrait avoir un impact majeur sur les décisions de gestion dans un environnement commercial mondial qui exige de la vitesse. »

C’est le défi de OneERP + de Fujitsu, un programme visant à mettre en place une gestion basée sur les données à l’échelle du groupe en établissant un système unique pour les opérations commerciales à l’échelle mondiale. L’objectif ultime est de normaliser complètement les données et de créer un mécanisme permettant de récupérer rapidement les données nécessaires à tout moment.

Ces efforts pour standardiser en profondeur les données et rationaliser les opérations en fonction de la standardisation qui en résulte sont basés sur le concept d’optimisation globale du groupe, déclare Shunsuke Baba. « D’un autre côté, il est également vrai que chaque société du groupe, chaque région, chaque département et division a optimisé individuellement ses pratiques de travail ; certains disent qu’il est difficile de tout optimiser dans son ensemble. »

Un navire, une flotte, une destination

Shunsuke Baba comprend ces préoccupations, mais pense qu’il sait comment convaincre les employés que c’est la bonne voie à suivre. « Chez Fujitsu, nous avons un objet social. Vous pourriez le considérer comme l’étoile polaire guidant nos actions. A l’ère VUCA, la gestion d’entreprise, c’est comme naviguer sur une mer agitée. Si nous ne savons pas dans quelle direction nous diriger, nous pouvons faire confiance à l’étoile polaire -notre objectif d’entreprise- et corriger notre trajectoire. »

Penser en termes nautiques a beaucoup de sens pour une organisation comme Fujitsu. Les sociétés, départements et divisions du groupe sont comme des navires ; l’ensemble du groupe Fujitsu pourrait être gravement fragmenté si chaque navire suivait une trajectoire individuelle.

Voici comment Shunsuke l’encadre : « Chaque navire doit regarder vers l’étoile polaire et orienter ses décisions de gestion avec une approche axée sur les objectifs. Du point de vue de chaque société, département ou division du groupe, on peut penser que l’optimisation globale n’est pas nécessairement essentielle. Je dirais ‘regardez vers l’étoile polaire’. Le groupe Fujitsu dans son ensemble devrait viser à atteindre l’objectif. Je crois fermement que OneERP + est ce dont nous avons besoin pour y arriver. »

Un coup de pouce majeur pour la direction

OneERP + n’est pas un simple projet informatique backend. La vision est plus large. C’est OneFujitsu. Tous les projets qui commencent par le mot « One » sont majeurs. OneERP+ ne fait pas exception. L’une des conditions attachées à un projet de transformation Fujitsu est que la portée du projet doit être globale, donc mondiale.

« Il est important que tous les projets soient collaboratifs et nous aident à nous guider sur notre chemin de transformation numérique. C’est le cas de OneERP+ et de OneCRM, pour ne citer qu’eux. Fujitsu s’efforce de se transformer en une entreprise de transformation numérique au niveau mondial », assure Shunsuke Baba.

Un modèle de réussite client

OneERP + est actuellement en phase d’exécution. « Simplement, et donc sans magie », déclare encore Shunsuke Baba. Plutôt que de passer du temps à chercher le tour de passe-passe, le meilleur moyen est de trouver et de résoudre les problèmes un par un, en mettant toutes les parties impliquées sur la même longueur d’onde. Fujitsu a vu cette approche réussir à plusieurs reprises dans le passé. 

« Le changement n’est pas quelque chose auquel seules certaines personnes participent, poursuit Shusuke Baba. Il nécessite un effort d’équipe entre tous les employés travaillant ensemble comme une seule entreprise. Nos navires individuels ont tous mis les voiles pour nous transformer en une entreprise de transformation numérique. Mon message est simple : nous sommes tous à bord et nous allons dans la même direction sur la mer VUCA. »