Dématérialisation : merci la crise sanitaire !

Un intérêt confirmé pour la dématérialisation, mais des inégalités selon les processus. La crise sanitaire ne cesse de faire bouger le curseur.

Face à un contexte inédit en 2021, 83 % des organisations ont accéléré leur digitalisation. Objectif : fluidifier les échanges, améliorer la gestion des documents et gagner en productivité, notamment à distance. Certains projets, jusque-là oubliés, sont ainsi repassés au premier plan. La dématérialisation des documents entrants au format papier (courriers, contrats, dossiers, formulaires) est redevenue prioritaire. Le déploiement de la signature électronique est devenu indispensables à la continuité de l’activité.

Après une première étude en 2020 portant sur la facture électronique, Docuware dresse un bilan plus large des nouvelles habitudes des entreprises concernant leur digitalisation post-COVID. La filiale de Ricoh s’intéresse tout particulièrement à la facture et à la signature électronique. 100 entreprises publiques et privées françaises ont répondu aux questions de notre confrère Archimag.

Une dématérialisation inégale entre métiers

Seules 17 % des structures considèrent que la crise sanitaire n’a pas accéléré leur transformation digitale. Elles invoquent en priorité le manque de budget (27 %) et de temps (13 %). Il apparait aussi que tous les processus ne sont pas logés à la même enseigne. En tête, la gestion documentaire (dématérialisée dans 64 % des cas) et les bulletins de salaire (48 %). A la traîne, les ressources humaines (32 %), les ventes (27 %) et les contrôles qualité (11 %).

Autre constat : seules 33 % des organisations disposent d’un outil de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs interconnecté avec leur ERP. Afin de combler leur retard, 32 % des organisations comptent dématérialiser en priorité les processus HR. Les finances et la comptabilité (19 %) et les achats (12 %) suivent. Les activités commerciales (8 %), les contrôles qualité et les ventes (3 % pour chacun) sont oubliées.

Signature électronique : 64% des entreprises ont franchi le cap depuis 2020

Face au succès de la dématérialisation, la signature électronique n’a pas à rougir ! Cette technologie, aussi, s’est développée par le travail à distance. Avant la crise sanitaire, seulement 35 % des organisations étaient dotées d’une solution de signature électronique. Aujourd’hui, 64 % ont franchi le pas !

Sans grande surprise, les services profitant de la signature électronique sont ceux qui gèrent le plus de documents à valeur probante. Dans ce sens, les finances et la comptabilité arrivent en tête (22 % des suffrages), devant le service commercial (14 %) et les ressources humaines (12 %). Parmi les autres réponses, les professionnels sondés citent également les marchés publics, le service juridique ou encore la direction générale.

Quant aux organisations qui ne sont pas encore équipées, elles sont malgré tout 64 % à faire savoir qu’elles comptent y remédier prochainement. Un an plus tôt, elles étaient 75 % à ne pas l’envisager du tout…

Facture électronique obligatoire : les entreprises pas tout à fait prêtes

Aujourd’hui, 58 % des entreprises ont dématérialisé les processus relatifs aux factures fournisseurs. Voici un an, elles étaient 60 % à ne pas être équipées d’une solution de dématérialisation !

La popularité grandissante de la facture électronique ne doit rien au hasard. En effet, elle sera rendue obligatoire en B2B, non pas en 2023 comme il était prévu à l’origine, mais en 2024 pour les grandes entreprises ; 2025 et 2026 pour les plus petites. Interrogées à ce sujet, 58 % des organisations sondées se disent prêtes pour la facture électronique obligatoire.