Des réunions plus courtes, mais plus nombreuses

Nos habitudes de réunion évoluent. En hausse continue, elles deviennent cependant plus courtes et ponctuelles, asynchrones et prennent sur le temps des vacances…

Toujours plus de réunions, plus de chat, des journées de travail plus longues, notamment en dehors des heures normales et le week-end.  Le constat est signé Microsoft, qui a suivi 31.000 utilisateurs de Teams dans 31 pays au cours des deux dernières années. 

Depuis février 2020, l’utilisateur moyen de Teams a vu son temps de réunion hebdomadaire augmenter de 252 %. Quant au nombre de réunions hebdomadaires, il a augmenté de 153 %. L’utilisateur moyen de Teams a envoyé 32 % de chats en plus chaque semaine en février 2022 par rapport à mars 2020. Et ce chiffre continue de grimper.

La durée de la journée de travail pour l’utilisateur moyen de Teams a augmenté de plus de 13 % (46 minutes) depuis mars 2020. Quant au travail après les heures normées et le week-end, il a augmenté encore plus rapidement, à 28 % et 14 %, respectivement.

Réunions : on commence plus tard, on termine plus tôt, mais…

Entre mars 2021 et février 2022, les données anonymisées du calendrier Outlook montrent que le nombre moyen de réunions qui se chevauchent par personne et par mois a diminué de 44 %. Par rapport à l’année dernière, les équipes commencent les réunions plus tard le lundi et se terminent plus tôt le vendredi. Il y a aussi moins de réunions à midi… Mais de plus en plus d’employés utilisent également leur temps de vacances, les blocs de temps hors bureau sur les calendriers ayant augmenté de 10 % au cours de la dernière année.

Bien que les réunions soient globalement en hausse, elles deviennent plus courtes et plus ponctuelles. Les appels non programmés et ad hoc ont augmenté de 8 % au cours des deux dernières années. Ils représentent maintenant 64 % de toutes les réunions Teams ! Et les réunions de moins de 15 minutes représentent désormais la majorité de toutes les réunions (60 %) et augmentent plus que toute autre durée de réunion (39 % entre février 2021 et 2022).

Le passage au travail asynchrone

Les données montrent également le passage au travail asynchrone dans le cadre de la nouvelle normalité. L’utilisation mensuelle d’enregistrements de réunions qui permettent aux salariés de « rattraper » les réunions ou encore les formations a plus que doublé depuis mars 2020. Et de nouveaux modèles émergent. Ainsi, Microsoft a observé des pics de travail avant et après le déjeuner, et maintenant avant l’heure du coucher.  « Parce que tout le monde travaille à des moments différents et à des endroits différents, il est important de déplacer autant de travail que possible pour être asynchrone et être vraiment « intentionnel » quant à l’utilisation du temps synchrone que vous avez ensemble », explique Jaime Teevan, Chief Scientist and Technical Fellow, Microsoft.

L’organisation du temps de travail dans un mode hybride est loin d’être facile. Pour Jared Spataro, VP Corporate Modern Work, Micrcosoft, alors que la flexibilité est une attente forte des salariés, « 53 % dans le monde » et que ces derniers font passer « la santé » et « le bien-être au travail » en priorité depuis le début de la pandémie, les entreprises vont devoir faire preuve d’« empathie » envers les situations individuelles des collaborateurs et de « stewardship » de l’organisation pour la faire fonctionner de façon optimale.