Digitalisation des PME luxembourgeoises… Le bilan

Oui à la digitalisation, ses avantages sont bien compris. Oui aussi au papier, qui a toujours sa place… L’enquête Digital & Paper Trends conforte la stratégie du Groupe CK.

Seule une entreprise luxembourgeoise sur cinq poursuit une stratégie de digitalisation très claire. Sans surprise, les plus grandes entreprises, qui disposent des ressources nécessaires, sont plus avancées que les petites structures, moins bien armées. Cette tendance -issue de l’enquête Digital & Paper Trends- conforte le Groupe CK dans sa vision stratégique. «Même si nous gérons de très grands comptes au niveau européen, notre ADN est plutôt d’accompagner les PME, dans leur très grande diversité», commente Vincent Kolaczynski, Solutions & Scan Manager, Groupe CK.

En moyenne, un peu moins de la moitié des entreprises implémentent des pratiques digitales au niveau de la gestion des documents. Concrètement, ce sont les factures entrantes qui sont de loin le plus numérisées; au contraire, les factures sortantes sont le plus souvent émises sous forme papier. Seules les entreprises de moins de 10 personnes le font peu (39%). En revanche, quasiment toutes les entreprises de plus de 100 personnes numérisent les factures entrantes.

Plus intéressant : seule une entreprise sur quatre dispose aujourd’hui d’une chaîne de production documentaire intégrée, de la conception des documents à leur archivage -essentiellement les grandes structures. La majorité des sociétés luxembourgeoises disent toutefois travailler sur un projet de digitalisation des processus.

«La digitalisation et la numérisation sont assurément dans l’air du temps, mais les organisations avancent en ordre dispersé, à des rythmes différents selon la taille et le niveau de maturité», observe Vincent Kolaczynski.

Sur le fond, il n’est plus nécessaire de présenter les avantages de la dématérialisation. Bien que… La protection contre le risque de destruction accidentelle et l’invulnérabilité du support ont été cités comme des avantages du papier par respectivement 24% et 22% des professionnels, ce qui n’est pas négligeable. Et interpelle. «Il est donc primordial de mettre en avant le fait que digitalisation et aspects sécuritaires ne sont pas incompatibles et qu’il existe d’ailleurs des solutions de récupération des données», estime encore Vincent Kolaczynski.

Encore loin du «paperless office»

Le papier n’est pas sans avantages. D’abord, premier atout et non des moindres, la protection contre la diffusion illégitime et contre la prolifération inutile d’informations. En effet, la digitalisation facilite considérablement l’échange des données, pouvant parfois aboutir à une diffusion malencontreuse de documents. Mal gérée et sans solutions de protection des données, cette facilitation de diffusion de l’information peut donc vite devenir un frein important pour la transformation digitale des entreprises. Ensuite, la grande majorité des personnes préfère lire des documents sur papier par souci de confort. Pour Vincent Kolaczynski, ce point est sans aucun doute le frein le plus important vers la transformation digitale des entreprises.

Encore loin du «paperless office», une entreprise luxembourgeoise sur deux adopte une approche misant à la fois sur le meilleur du papier et du digital, tandis que seulement 22% d’entre elles disent poursuivre une stratégie de digitalisation très claire en matière de gestion des documents.

«En simplifiant, relève Vincent Kolaczynski, cette étude laisse apparaître que 46% des entreprises adoptent une approche différenciée, misant sur le meilleur des deux mondes. Plus la taille de l’entreprise est importante, plus elle dispose d’une stratégie de digitalisation claire, les plus petites structures ayant apparemment plus de mal à trouver des solutions adaptées à leurs besoins.»

Une majorité d’entreprises numérisent leurs archives

Là encore, cela concerne les plus grandes d’entre elles… Du point de vue de Groupe CK, la numérisation des archives est aujourd’hui une priorité pour les entreprises. Le mètre carré de stockage coûte cher. Au-delà de l’aspect légal de la conservation des archives, l’avantage de la numérisation est avant tout sécuritaire. Grâce à un backup électronique facilement duplicable, le client peut accéder à tout moment à l’archive dont il a besoin. La numérisation des documents s’accompagne d’un traitement OCR. Avec CK Search, le client peut ensuite retrouver l’archive de son choix grâce à des mots-clés, avec une grande fluidité

Restent les habitudes. «Il ressort clairement enquête que la grande majorité des personnes préfère tout simplement lire des documents sur papier, par souci de confort. Pour nos répondants, le papier a aussi l’avantage de protéger contre la diffusion illégitime et la prolifération inutile de l’information. On est ici au coeur de l’échange des données.»

Les entreprises interrogées sont conscientes que le digital permet une meilleure conservation des données. Par contre, le papier garde leur préférence en matière de protection contre le risque de destruction accidentelle. Pour CK, il est donc primordial de rappeler qu’il existe des solutions de stockage digital à l’intention des PME et PMI et qu’il est aujourd’hui facile de récupérer des données grâce à de backups réguliers.

Externalisation sélective

Seulement une entreprise sur quatre dispose aujourd’hui d’une chaîne de production intégrée. Ce qui veut dire encore que la majorité des entreprises en est encore à la phase d’intégration… Plus la société est grande et plus l’implication sur le digital est confirmée; soit elles ont déjà une chaîne de production intégrée, soit elle est en cours d’intégration. En revanche, force est de constater que 31% des entreprises de moins de 10 personnes ne se situent pas ou, plus simplement, n’ont pas d’avis.

Externaliser ? C’est une piste. L’externalisation des services vers des prestataires externes est très sélective. Les grandes entreprises ont plus tendance à externaliser : 65% des organisations de plus de 250 personnes externalisent en totalité ou partiellement, contre 42% des entreprises de moins de 10 personnes. De manière générale, on constate que les sociétés ne veulent pas se détacher complètement de leur structure interne. Beaucoup font alors appel à des professionnels extérieurs pour qu’ils viennent chez eux, travailler en interne. C’est une des missions de de Groupe CK.

Pour toute question, le Groupe Charles Kieffer se tient à votre disposition ainsi que pour présenter leurs solutions aux sujets abordés dans l’article et un lien sur soit notre site www.ck-online.lu ou sur sales@ck-online.lu