Le télétravail imposera naturellement la gestion électronique de documents. Aux premières loges, Labgroup propose LuxDoc. Au départ d’une simple connexion

Si le télétravail est la nouvelle norme, la GED (Gestion Electronique de Documents) en sera un des piliers. Tel est le message de Labgroup, qui propose LuxDoc.

La GED permet d’accéder aux documents importants n’importe où, à tout moment et avec n’importe quel équipement -PC, laptop, tablette ou smartphone. Accéder, mais aussi enrichir, échanger, partager, valider. La GED permet aussi d’intégrer ces mêmes documents dans les processus métiers. Et donc de travailler aussi efficacement qu’au bureau. En théorie. Dans la pratique, cette efficacité est toute relative. En cause, l’absence de workflows de validation ou de signature électronique permettant la fluidité de l’information…

Aujourd’hui, avec LuxDoc, Labgroup propose une solution 100% sécurisée pour gérer le travail en home office, les accès sur mesure aux collaborateurs, le partage et la validation des documents, la signature électronique à valeur légale et la mise à disposition des documents. Tous les types de documents et de fichiers peuvent y être stockés.

Label Hosted in Luxembourg

«Nous sommes partis de notre expérience de plus de quarante ans en archivage, explique Micaël Weber, Sales Director, Labgroup, dans un webinaire. Nous avons sélectionné la solution d’EUKLES, que nous avons enrichie et intégrée dans notre système d’information. A la clé, un système complet et innovant de bout en bout en mode SaaS, disposant du label ‘Hosted in Luxembourg’. LuxDoc est entièrement hébergé et redondant sur deux centres de données Tier IV au Grand-Duché.»

Bien implanté dans le secteur financier, Labgroup se devait de proposer la solution la plus solide. Outre les infrastructures, elle repose aussi sur des labels de tout premier plan. Ainsi, le statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation) de l’entreprise de Grass qui repose sur la norme ISO/IEC 27001:2013, complémentée d’exigences additionnelles pour la dématérialisation et la conservation de documents. Précisons ici que Labgroup est aussi certifié ISO/IEC 9001 et ISO/IEC 14001. «En interne, nous gérons pour nos clients plus de 3.000 To de données et 1,5 milliard de documents papier», rappelle Micaël Weber.

Sécurité à tous niveaux

En choisissant EUKLES comme coeur technologique de sa solution, Labgroup a, ici aussi, opté pour la sécurité. L’éditeur, réputé de longue date dans le domaine de la GED, a récemment rejoint le groupe Docaposte (Groupe La Poste), gage de pérennité, avec plus de 29.000 clients (550 millions EUR de chiffre d’affaires, 6.500 collaborateurs).

La sécurité est le maître-mot, relève Robin Stréber, Benelux Sector Manager, EUKLES Solutions. «Le télétravail amène à se connecter via des réseaux externes à l’entreprise, pouvant entraîner une faille de sécurité si l’accès aux données n’est pas limité. Aussi, LuxDoc propose une authentification MFA (Multi-Factor Authentification) pour chaque collaborateur, avec des identifiants uniques. La gestion des droits d’accès au compte LuxDoc permet de préserver la confidentialité des documents et de restreindre l’accès aux dossiers et aux fonctionnalités selon les utilisateurs.»

Signature électronique, workflow…

Autre atout, qui a montré une fois de plus son importance durant la pandémie, la signature électronique. Labgroup a sélectionné la solution du luxembourgeois Nowina. Si la fonctionnalité permet de signer et faire signer des documents à distance à un niveau national et international, elle assure également une transparence et une confiance entre les parties signataires. Cette signature avancée, conforme au règlement européen eIDAS, offre le meilleur compromis entre sécurité juridique et expérience utilisateur; elle donne à un document signé électroniquement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. «De là, des gains de productivité -impression des documents, envois postaux, retour, archivage… Des coûts directs et indirects du fait des pertes de temps !», résume Micaël Weber.

Etapes personnalisables

En soi, LuxDoc permet de franchir une étape importante de la transformation numérique. «Préserver les processus présents dans l’entreprise est un enjeu organisationnel essentiel lors de la mise en place du télétravail, note encore Robin Stréber. Le module de workflow permet de mettre en place des processus de traitement documentaire, entre plusieurs collaborateurs, exactement comme dans l’entreprise. Les étapes sont personnalisables et plusieurs intervenants peuvent être liés à ces actions.»

Combinant des flux de travail hybrides (papier et numérique), LuxDoc est conforme au GDPR (toutes les données sont cryptées). Accessible en mode SaaS, la solution est capable de répondre aux besoins de toutes les entreprises, quel que soit le nombre d’utilisateurs ou le volume de stockage de données requis.