Comment exploite-t-on WebEx Meeting Center? Comment utilise-t-on au mieux Jabber? Si on ne vous a pas clairement montré à quoi servent ces technologies, à quoi bon les mettre en place, observe avec justesse l’IT Director de International. A Luxembourg, siège des activités internationales du groupe italien, un premier contact avec les est passé par un showroom interne…

«Pas d’obligation, juste une invitation à venir découvrir les technologies au cours de séances de 15 minutes organisées dans le cadre de journées Open Doors. La première, en France, a attiré une centaine de collaborateurs sur les sept cents que compte l’entité. C’est dire si, au départ, il y avait de l’intérêt!»

De l’intérêt donc, mais aussi des doutes, et pour certains du scepticisme. Et c’est bien normal: changer fait peur. Qui dit unifiée dit nouvel environnement où les notions d’«espace-temps» de travail sont complètement redéfinies: nomadisme, télétravail… Ce qui bouleverse au passage les modes d’organisation.

Fort de son expérience, l’IT Director est catégorique: «un projet de communications unifiées doit être accompagné d’une politique de sensibilisation et de formation de tous les usagers. L’équipe IT a  clairement vendu le projet aux employés… qui sont en définitive nos premiers clients!»

Montrer, expliquer, sensibiliser, former… Les étapes d’un projet réussi!

Bref, un projet de communications unifiées doit être accompagné d’une démarche de conduite du changement. Faute de quoi, les outils resteront ne seront pas exploités. Et s’ils le sont, le ressenti sera négatif. Aucune valeur n’aura été créée pour l’entreprise.

Des actions de sensibilisation et de formation sont nécessaires pour créer un contact de proximité auprès des collaborateurs. L’équipe IT a notamment réalisé de petites vidéos expliquant les nouveaux usages, ainsi que des quick guides. Enfin, le changement doit être accompagné dans le temps, avec, entre autre, une assistance à distance et un suivi de l’appropriation des nouvelles solutions. Mais aussi un suivi sur les retours, en particulier au niveau du ROI.

Ainsi, pour la visioconférence. Hormis les salles de téléprésence, Ferrero a équipé une septantaine de postes d’un système de visioconférence. Le succès a été progressif. Aujourd’hui, nous dépassons les 4.000 heures par mois -nous savons exactement ce qu’il nous en coûte et, surtout, ce que cette technologie rapporte en termes de productivité et d’efficacité.

 

«Allez vers vos utilisateurs et devancez les demandes: c’est la meilleure façon de garder le contrôle! En tant que CIO, vous serez rassuré. Et votre équipe vous en sera gré…»

, IT Director, Ferrero International